Приказ Министерства культуры Республики Калмыкия от 11.02.2014 N 47 "Об утверждении Рекомендаций по подготовке органами исполнительной власти Республики Калмыкия перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности"
МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РЕСПУБЛИКИ КАЛМЫКИЯ
ПРИКАЗ
от 11 февраля 2014 г. № 47
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ РЕКОМЕНДАЦИЙ ПО ПОДГОТОВКЕ ОРГАНАМИ
ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ РЕСПУБЛИКИ КАЛМЫКИЯ ПЕРЕЧНЕЙ
ДОКУМЕНТОВ, СОЗДАНИЕ, ХРАНЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ КОТОРЫХ
ДОЛЖНО ОСУЩЕСТВЛЯТЬСЯ В ФОРМЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ
ПРИ ОРГАНИЗАЦИИ ВНУТРЕННЕЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
В целях определения единого подхода работы с электронными документами при организации внутренней деятельности органов исполнительной власти Республики Калмыкия, с учетом современного этапа перехода на безбумажный документооборот приказываю:
1. Утвердить прилагаемые Рекомендации по подготовке органами исполнительной власти Республики Калмыкия перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности.
2. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Заместитель министра
Н.САНДЖИЕВ
Приложение
к Приказу
Министерства культуры
Республики Калмыкия
от 11 февраля 2014 г. № 47
РЕКОМЕНДАЦИИ
ПО ПОДГОТОВКЕ ОРГАНАМИ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ РЕСПУБЛИКИ
КАЛМЫКИЯ ПЕРЕЧНЕЙ ДОКУМЕНТОВ, СОЗДАНИЕ, ХРАНЕНИЕ И
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ КОТОРЫХ ДОЛЖНО ОСУЩЕСТВЛЯТЬСЯ В ФОРМЕ
ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ ПРИ ОРГАНИЗАЦИИ ВНУТРЕННЕЙ
ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
1. Общие положения
1.1. Настоящие Рекомендации подготовлены в целях упорядочения работы с электронными документами при организации внутренней деятельности органов исполнительной власти Республики Калмыкия.
1.2. Рекомендации определяют единые подходы в работе по подготовке органами исполнительной власти Республики Калмыкия перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности, с учетом современного этапа перехода на безбумажный документооборот.
1.3. При разработке Рекомендаций учтены положения следующих законодательных и иных нормативных правовых актов в сфере информации, документации, архивного дела:
Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации";
Закон Республики Калмыкия "Об информатизации и защите государственных информационных ресурсов Республики Калмыкия от 12 октября 2004 г. № 210-III;
Закон Республики Калмыкия "О некоторых вопросах в области архивного дела в Республике Калмыкия" от 29 июня 2010 года № 195-IV-З;
Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти";
Распоряжение Правительства Российской Федерации от 20 октября 2010 г. № 1815-р "О государственной программе Российской Федерации "Информационное общество (2011-2020 годы)";
Постановление Правительства Республики Калмыкия от 30 декабря 2011 г. № 476 "О Правилах делопроизводства в органах исполнительной власти Республики Калмыкия";
Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";
Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558 "Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения";
Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76;
Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в органах исполнительной власти Республики Калмыкия, утвержденные приказом Министерства образования, культуры науки Республики Калмыкия от 3 февраля 2012 г. № 112.
2. Определение состава документов, включаемых в перечни
документов, создание, хранение, использование которых
в органах исполнительной власти республики калмыкия
осуществляется в форме электронных документов
2.1. Работа по подготовке перечней документов, создание, хранение, использование которых в органах исполнительной власти Республики Калмыкия осуществляется в форме электронных документов (далее - Перечни ЭД), осуществляется в рамках ведомственных планов по переходу органов исполнительной власти Республики Калмыкия на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности.
Разработка Перечней ЭД в органах исполнительной власти Республики Калмыкия осуществляется службами делопроизводств и архивами при участии специалистов структурных подразделений.
2.2. При подготовке Перечней ЭД используются: "Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения", утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558, и перечни документов, образующиеся в процессе деятельности органов исполнительной власти Республики Калмыкия и подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения, а также номенклатуры дел органов исполнительной власти Республики Калмыкия.
2.3. Сроки хранения документов, установленные перечнями и указанные в номенклатурах дел, едины для документов на бумажных и электронных носителях.
2.4. В Перечни ЭД рекомендуется включать:
2.4.1. документы, которым установлен, в основном, временный срок хранения: проекты нормативных, распорядительных, организационных и иных документов; плановые, отчетные документы, подлежащие обобщению; информационные документы; справочные документы; документы по оперативным вопросам; внутреннюю переписку; документы по регистрации, учету и контролю и др.;
2.4.2. документы, ведение которых в электронной форме предусмотрено законодательными, нормативными правовыми актами Российской Федерации и Республики Калмыкия, вне зависимости от сроков хранения.
2.5. В Перечни ЭД не рекомендуется включать:
2.5.1. документы постоянного срока хранения, за исключением указанных в пункте 2.4.2 настоящих Рекомендаций;
2.5.2. документы, срок хранения которых не установлен.
2.6. Электронные образы документов на бумажных носителях в Перечни ЭД не включаются.
2.7. При подготовке разделов Перечней ЭД органы исполнительной власти Республики Калмыкия могут использовать следующие статьи Перечня типовых документов: 7, 18, 19, 20, 24, 26, 29, 30, 31, 42, 58, 59, 65, 66, 67, 72, 73, 82, 84, 87, 88, 89, 91, 93, 109, 175, 176, 177, 178, 194, 196, 202, 203, 204, 205, 206, 212, 213, 214, 216, 217, 218, 220, 222, 225, 238, 249, 256, 257, 258, 259, 260, 263, 264, 266, 269, 283, 284, 285, 286, 288, 289, 290, 291, 292, 293, 295, 296, 298, 303, 304, 315, 319, 323, 331, 332, 359, 367, 414, 461, 463, 464, 470, 475, 476, 477, 479, 483, 487, 497, 498, 511, 512, 514, 521, 522, 523, 524, 525, 527, 529, 535, 538, 540, 547, 555, 556, 557, 561, 564, 578, 580, 585, 586, 595, 596, 600, 608, 649, 650, 651, 652, 673, 674, 675, 685, 686, 687, 693, 694, 695, 702, 705, 707, 742, 779, 781, 783, 785, 811, 818, 819, 824, 825, 845, 846, 852, 853, 903, 913, 917, 918, 919, 957, 960, 963.
В Перечень ЭД могут быть включены и другие документы, образующиеся в деятельности органа исполнительной власти Республики Калмыкия, отражающие специфику его деятельности, с учетом положений пунктов 2.4 и 2.5 настоящих Рекомендаций.
3. Оформление перечней документов, создание, хранение,
использование которых в органах исполнительной власти
республики калмыкия осуществляется в форме
электронных документов
3.1. Оформление Перечней ЭД органов исполнительной власти Республики Калмыкия соответствует оформлению Перечня типовых документов.
3.2. Перечень ЭД имеет четыре графы: графа 1 - номер по порядку; графа 2 - вид документа; графа 3 - сроки хранения документов; графа 4 - примечания (указываются соответствующие перечни документов, при их отсутствии - нормативные акты, где приведены сроки хранения данных документов).
3.3. Перечень ЭД состоит из разделов и подразделов, аналогичных структуре Перечня типовых документов.
3.4. Перечень ЭД органа исполнительной власти Республики Калмыкия утверждается руководителем органа исполнительной власти Республики Калмыкия по согласованию с Экспертно-проверочной комиссией уполномоченным органом исполнительной власти Республики Калмыкия в области архивного дела.
После утверждения Перечней ЭД в номенклатурах дел органов исполнительной власти Республики Калмыкия в графе "примечания" к соответствующим делам, документам, создание, хранение, использование которых осуществляется в электронной форме, делается отметка "ЭД".
3.5. Перечни ЭД ведутся на бумажном носителе и в электронной форме.
Приложение
к Рекомендациям
по подготовке органами исполнительной власти
Республики Калмыкия перечней документов,
создание, хранение и использование которых
должно осуществляться в форме электронных документов
при организации внутренней деятельности,
утвержденные приказом Министерства культуры
Республики Калмыкия
от 11 февраля 2014 г. № 47
РЕКОМЕНДУЕМЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ВИДОВ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ,
СОЗДАНИЕ, ХРАНЕНИЕ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ КОТОРЫХ В ОРГАНАХ
ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ РЕСПУБЛИКИ КАЛМЫКИЯ ОСУЩЕСТВЛЯЕТСЯ
В ФОРМЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ ПРИ ОРГАНИЗАЦИИ
ВНУТРЕННЕЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
1. Проекты документов
1.1. Проекты распорядительных, нормативных, организационных и иных документов.
1.2. Документы к ним (к проектам).
1.3. Документы по их разработке (по разработке проектов).
2. Плановые, отчетные документы,
информация которых подвергается обобщению
2.1. Планы:
2.1.1. текущего планирования;
2.1.2. оперативные планы работы органа исполнительной власти Республики Калмыкия;
2.1.3. планы работы структурных подразделений;
2.1.4. индивидуальные планы работников;
2.1.5. планы проведения различных мероприятий;
2.1.6. графики учета рабочего времени;
2.1.7. графики проведения различных мероприятий;
2.1.8. графики проведения аттестации, повышения квалификации.
2.2. Отчеты:
2.2.1. о выполнении планов работы органа исполнительной власти Республики Калмыкия (квартальные, месячные);
2.2.2. о выполнении планов работы структурных подразделений (квартальные, месячные);
2.2.3. о выполнении индивидуальных планов работников;
2.2.4. о документообороте организации.
2.3. Документы к планам, графикам, схемам, отчетам.
2.4. Документы по разработке планов, графиков, схем, отчетов.
3. Информационные документы
3.1. Доклады, обзоры информационного характера.
3.2. Информационные, тематические, библиографические подборки информации.
3.3. Сообщения, статьи о деятельности федерального органа исполнительной власти.
4. Справочные документы
4.1. Списки адресов, телефонов.
4.2. Списки рассылки документов.
4.3. Списки (перечни) оборудования.
5. Документы (протоколы, справки, сведения, сводки,
расчеты, отчеты, докладные и служебные записки и др.)
по оперативным вопросам
5.1. Поручения руководителя органа исполнительной власти Республики Калмыкия структурным подразделениям.
5.2. Документы рабочих групп, комиссий оперативного характера.
5.3. Документы структурных подразделений, представляемые руководству органа исполнительной власти Республики Калмыкия.
5.4. Документы по информационной деятельности.
5.5. Документы по трудовым отношениям и кадровому обеспечению.
5.6. Документы по документационному обеспечению управления.
5.7. Документы по административно-хозяйственной деятельности.
5.8. Документы по бытовым вопросам.
5.9. Документы по организации досуга.
6. Внутренняя переписка
6.1. Внутренняя переписка:
6.1.1. о реализации принятых решений;
6.1.2. о применении нормативных документов;
6.1.3. по организационным вопросам деятельности, в том числе по проведению различных мероприятий;
6.1.4. по оперативным правовым вопросам;
6.1.5. по вопросам обеспечения оборудованием;
6.1.6. по вопросам делопроизводства и архивного дела;
6.1.7. по хозяйственным и административным вопросам;
6.1.8. по обеспечению транспортом, связью;
6.1.9. по кадровому обеспечению;
6.1.10. но экономическим, Научным, культурным и иным связям.
В ряде случаев переписка входит в состав группы документов, объединенных в одну статью "документы".
7. Документы по регистрации, учету и контролю
7.1. Книги.
7.2. Журналы.
7.3. Карточки.
7.4. Реестры.
7.5. Базы данных.
------------------------------------------------------------------